Efter en välbehövlig påskledighet är många tillbaka på sina arbetsplatser. Men bara om tio veckor är det midsommar och de första medarbetarna går i väg på semester. För Dig som chef kan berget med arbetsuppgifter som måste bli klara till dess kännas oöverskådligt, särskilt om Du räknar in helgdagar, skolavslutningar och andra högtider.
Gör en ”to do”-lista
Skriv ner allt Du har tänkt att hinna med innan semesterperioden startar. Prioritera sedan dessa i 1–3 där 1 har högsta prioritet och 3 är minst viktigt. Se även hur mycket tid Du har. Borde jag delegera något? Eller kan vi hoppa över någon uppgift? Långa, ändlösa och osorterade att göralistor kan få vilken hjärna som helst att tröttna. Underlätta genom att dela upp att-göra-listan i olika kategorier.
Priouppgifter
Följa upp/bevaka
Fixa (snabba, korta uppgifter)
Projekt (större uppgifter som sträcker sig över längre tid)
Förbereda
Läsa
Se upp för energitjuvar
Strulande teknik är en relativt vanlig energitjuv. Men en tidstjuv som tidigare legat på en tionde placering och som nu klättrat upp på en topplacering är. Otydliga roller och ansvarsområden samt otydlig information. Vi märker att förväntningarna ofta är outtalade eller rentav motsägelsefulla. Detaljstyrt ledarskap, brist på uppskattning och respekt upplevs också som energitjuvar på våra arbetsplatser.
Undvik långa möten
På många arbetsplatser uppger man ”för många och långa möten” som en riktig tids- och energislukare. Man sitter ofta i samma mötesrum, med samma mötesledare och börjar med föregående mötesprotokoll. Inte konstigt om hjärnorna i rummet blir förvirrade och upplever att de nog redan varit på det här mötet och checkar ut.
Skaffa bra hjälpmedel
Din kalender är det viktigaste hjälpmedlet för planering och struktur. Se till så att din kalender och ”att göra”-lista lever i symbios. Saker som tar mer än 20 minuter att göra behöver tid och utrymme i Din kalender. Mailprogram som Outlook och Google är fantastiska hjälpmedel om Du ser till att lära Dig att nyttja den teknik som gör att programmet kan göra en del av sorteringsarbetet åt Dig.
Lär Dig prioritera
Utgå från företagets, organisationens eller avdelningens mål och analysera vilka uppgifter som är viktigast för att ta Dig dit. Vilka uppgifter av de prioriterade och mest viktiga är också mest bråttom? När de mest viktiga uppgifterna är gjorda är det klokt att fokusera på andra strategiskt viktiga uppgifter, planering och förebyggande arbete. En bra tanke är att fundera över. ”Om jag bara fick göra en sak idag, vilken uppgift skulle jag göra då?”
Lägg upp Din arbetsdag rätt
Använd gärna förmiddagarna till viktiga och tuffare uppgifter, medan hjärnan är pigg och har energi. Har Du ändå svårt att komma igång så är det ibland lättare att fråga Dig själv, vilka uppgifter Du inte ska göra? Följ Din planering och försök få till det så att Du kan jobba ostört med de prioriterade uppgifterna. Fokusera på en uppgift i taget och avsluta innan Du börjar med nästa. Med andra ord multitaska inte och se till att minska ner på avbrott och störmoment.
Skjut inte jobbiga saker framför Dig
Bästa tipset är när Du får en jobbig arbetsuppgift, besluta direkt när Du ska Du göra den. Eller kan Du delegera den? Ska Du delegera, gör det i så fall omgående så att den som ska utföra uppgiften har en chans att få in det sin planering. Om Du själv ska göra den, besluta när ska Du börja. Vi fokuserar så ofta på våra deadlines, men det är faktiskt minst lika viktigt att tänka startdatum också. Känns uppgiften oöverskådlig och stor, bryt ner den i delar. Och njut av att få bocka av varje avklarad deluppgift.